創(chuàng)新優(yōu)化｜凱利核服陽(yáng)江：妙用精益工具促進(jìn)辦公室管理提升 2023-07-16 近期，凱利核服陽(yáng)江分公司按照創(chuàng)新優(yōu)化工作要求，通過(guò)巧用精益工具，促進(jìn)了辦公室管理整體效能提升。 一、分析問(wèn)題 召開(kāi)系列專(zhuān)題會(huì)議，辦公室用創(chuàng)新優(yōu)化思維在各具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開(kāi)深入調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在車(chē)班、劑量、TLD、勞保、體檢、庫(kù)房管理等方面尚且存在成本浪費(fèi)、效率偏低等問(wèn)題，極大影響整體辦公效能。 二、工作推進(jìn) （1）將辦公室業(yè)務(wù)分類(lèi)，定崗定責(zé) 通過(guò)“改善Kaizen”這一精益工具來(lái)推進(jìn)工作。這是一種全員參與、積極主動(dòng)地進(jìn)行小步改進(jìn)的策略，尊重每位員工的智慧，并將其匯聚成群體智慧，以消除浪費(fèi)為目標(biāo)。根據(jù)各崗位員工職責(zé)和熟悉程度劃定了主辦精益業(yè)務(wù)范圍，但每個(gè)人不僅局限于自己的主辦業(yè)務(wù)，還要在其他業(yè)務(wù)中發(fā)揮輔助作用。辦公室內(nèi)的每個(gè)人相互協(xié)作，由辦公室主任總體把控，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和精細(xì)化管理。 ?。?）學(xué)習(xí)應(yīng)用精益管理工具，開(kāi)拓精益思路 在追求創(chuàng)新的過(guò)程中，開(kāi)拓思路是第一步。辦公室組織全體員工集中學(xué)習(xí)和研討，系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)集團(tuán)公司黨組關(guān)于開(kāi)展“創(chuàng)新優(yōu)化年”的部署安排及25種精益工具，為每位員工注入創(chuàng)新優(yōu)化理念，為業(yè)務(wù)改善鋪設(shè)良好基礎(chǔ)。 三、實(shí)踐做法 ?。?）TLD及劑量管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：繪制VSM（價(jià)值流程圖），發(fā)現(xiàn)TLD發(fā)放過(guò)程中何處產(chǎn)生浪費(fèi)，識(shí)別出相應(yīng)的改進(jìn)機(jī)會(huì)。 具體做法：一是將TLD發(fā)放從“授權(quán)式發(fā)放”改為“按需發(fā)放”精準(zhǔn)送檢，即每周期只發(fā)放給實(shí)際需要進(jìn)入控制區(qū)的人員，大幅節(jié)約成本。二是將TLD數(shù)據(jù)及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)并共享，為其它基地提供大修助力。三是及時(shí)比對(duì)TLD數(shù)據(jù)與EPD值，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查控制。 ?。?）勞保用品管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、連續(xù)流Continuous Flow、看板管理Kanban Systems、浪費(fèi)Muda 具體做法：一是精準(zhǔn)按需制定采購(gòu)計(jì)劃，降低庫(kù)存，降低采購(gòu)周轉(zhuǎn)資金。二是回收閑置勞保用品進(jìn)行分揀、清洗、消毒、烘干、折疊、打包、貼標(biāo)后再次利用，利用率提高至90%，自主清洗勞保費(fèi)用降至0。三是對(duì)大修人員勞保服發(fā)放實(shí)施一新一舊措施：對(duì)自帶勞保用品（除安全帽）的大修人員，兩套勞保服/一雙勞保鞋各給予50元補(bǔ)貼，既鼓勵(lì)了節(jié)約行為又控制了總體成本。四是細(xì)化勞保用品倉(cāng)儲(chǔ)管理，對(duì)勞保用品新舊分開(kāi)管理，勞保服、勞保鞋、安全帽等進(jìn)行分區(qū)分類(lèi)，確保庫(kù)存物資整理整潔、安全有序。 ?。?）車(chē)班管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：浪費(fèi)Muda 具體做法：一是優(yōu)化、細(xì)化安全管理制度，制定《衛(wèi)生消殺管理規(guī)定》，對(duì)車(chē)輛進(jìn)行早晚消毒，提高乘車(chē)人員安全性。二是協(xié)調(diào)減少公司行政工作人員公車(chē)使用量：進(jìn)電廠時(shí)皆采取搭乘核電巡回班車(chē)方式，各科室每月提前規(guī)劃統(tǒng)一前往市區(qū)辦事的出車(chē)時(shí)間。三是自建公司車(chē)輛清洗點(diǎn)，由司機(jī)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行清洗維護(hù)，大幅節(jié)約車(chē)輛清洗費(fèi)4400元，有效實(shí)現(xiàn)降本增效。 ?。?）體檢管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：連續(xù)流Continuous Flow、浪費(fèi)Muda 具體做法：一是根據(jù)有效期將日常員工的年度體檢時(shí)間安排為上半年和下半年兩個(gè)批次，兩批次集中體檢，大大提高辦理通行卡延期的效率，從而達(dá)到不影響現(xiàn)場(chǎng)工作的目的。二是大修體檢人員數(shù)量多時(shí)，請(qǐng)醫(yī)院上門(mén)到公司開(kāi)展體檢，大修體檢人員數(shù)量少時(shí)，聯(lián)合陽(yáng)江基地其他公司，再請(qǐng)醫(yī)院上門(mén)開(kāi)展體檢。三是將復(fù)查的大修員工安排到就近正在進(jìn)行體檢的其他公司體檢車(chē)上進(jìn)行復(fù)查，以此節(jié)約路程時(shí)間和費(fèi)用成本。 ?。?）采購(gòu)管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：連續(xù)流Continuous Flow、浪費(fèi)Muda、根本原因分析Root Cause Analysis、看板管理Kanban Systems 具體做法：一是將文具用品由全部一次性發(fā)放改為分次按需給各項(xiàng)目/科室發(fā)放，并提供人員領(lǐng)用登記清單。二是對(duì)比以往采購(gòu)清單，劃掉現(xiàn)需采購(gòu)商品中的可重復(fù)使用文具項(xiàng)（例：剪刀、訂書(shū)機(jī)、文件框等），避免浪費(fèi)。三是細(xì)化采購(gòu)品類(lèi)，例：以采購(gòu)筆芯代替采購(gòu)簽字筆、采購(gòu)刀片代替美工刀等，從小處將降本理念貫徹落實(shí)到位。 ?。?）住宿管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、浪費(fèi)Muda 具體做法：一是制定入住物資確認(rèn)清單、退房物品檢查表、入職流程單及修訂離職會(huì)簽單等，規(guī)范員工宿舍物資管理，保證各宿舍物資與物業(yè)最初配置一致。二是入職與離職把控、宿舍定期抽檢，確認(rèn)物品損壞情況。三是優(yōu)化住宿程序。四是根據(jù)員工外出支持及休假等情況精準(zhǔn)開(kāi)關(guān)宿舍網(wǎng)絡(luò)。 ?。?）檔案、文具管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：5S管理、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)（SOP） 具體做法：一是設(shè)立檔案室，采購(gòu)一批檔案柜，將原來(lái)散放在各個(gè)辦公室的檔案柜，統(tǒng)一到檔案室管理，對(duì)應(yīng)張貼檔案資料名錄方便快速查找。二是整理文具柜，規(guī)范張貼文具名稱(chēng)對(duì)應(yīng)儲(chǔ)柜便于查找，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)盤(pán)，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高工作效率。 ?。?）辦公資源管理創(chuàng)新優(yōu)化 精益工具：自動(dòng)化Jidoka、5S管理、浪費(fèi)Muda 具體做法：日常和大修人員培訓(xùn)所需用到的教材、題庫(kù)、試卷等用紙量相當(dāng)大，不僅存在紙張和碳粉浪費(fèi)的問(wèn)題，且紙質(zhì)材料不便攜帶使得學(xué)員的學(xué)習(xí)無(wú)法隨時(shí)進(jìn)行，一定程度也降低了考試通過(guò)率。為此，辦公室創(chuàng)建了電子題庫(kù)，具有學(xué)習(xí)、復(fù)習(xí)、練習(xí)和考試的功能，極大減少紙張浪費(fèi)和打印成本，也讓學(xué)員隨時(shí)掌上學(xué)習(xí)，提高了考試通過(guò)率，此方法也在其他基地公司發(fā)揮良好示范作用。
